Interni akti: kateri so obvezni za delodajalce?

Interni akti niso le birokratska formalnost – za delodajalce so pravna obveznost, katere kršitev se kaznuje z visokimi globami.

V slovenskem pravnem redu so nekateri interni akti za delodajalce obvezni po zakonu, nekateri pa so priporočljivi za urejanje specifičnih procesov. Obveznost internih aktov je odvisna tudi od velikosti podjetja (t. i. faktor "manjšega delodajalca", ki zaposluje 10 ali manj delavcev).

V nadaljevanju je povzetek ključnih internih aktov, ki jih mora imeti delodajalec.

Splošni obvezni akti

• Akt o sistemizaciji delovnih mest: Obvezen za vse delodajalce, razen za manjše delodajalce (10 ali manj zaposlenih). V njem morajo biti določeni pogoji za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za posamezno vrsto dela (22. člen ZDR-1).
• Izjava o varnosti z oceno tveganja: Eden najpomembnejših dokumentov s področja varnosti in zdravja pri delu (VZD). Delodajalec mora pisno oceniti tveganja, ki so jim delavci izpostavljeni, ter določiti ukrepe za njihovo zmanjšanje (17. člen ZVZD-1).
• Pravilnik o preprečevanju trpinčenja, nadlegovanja in spolnega nadlegovanja na delovnem mestu: Delodajalec je dolžan sprejeti ustrezne ukrepe za zaščito delavcev pred trpinčenjem in nadlegovanjem ter o njih pisno obvestiti delavce (47. člen ZDR-1 in 24. člen ZVZD-1). Tovrstni ukrepi se običajno sprejmejo v obliki pravilnika.
• Pravilnik o pravici do odklopa: Od novembra 2024 morajo vsi delodajalci sprejeti ukrepe, s katerimi delavcem zagotovijo pravico do odklopa (pravica, da v času počitka niso na razpolago delodajalcu). Ukrepi se določijo s kolektivno pogodbo ali splošnim aktom, običajno v obliki pravilnika (142.a člen ZDR-1).
• Načrt promocije zdravja na delovnem mestu: Delodajalec mora skladno s smernicami Ministrstva za zdravje promocijo zdravja načrtovati, zanjo zagotoviti sredstva in določiti način spremljanja njenega izvajanja (32. člen ZVZD-1).

Obvezne evidence

Čeprav zakon ne zahteva nujno "pravilnika" v knjižni obliki, mora delodajalec zagotoviti vodenje evidenc po Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV):

• Evidenca o zaposlenih delavcih.
• Evidenca o izrabi delovnega časa (vključno s časom prihoda, odhoda, odmora).
• Evidenca o stroških dela.
• Evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

Pogojno obvezni ali močno priporočljivi akti

• Pravilnik o delovnem času: Priporočljiv, kadar delovni čas ni enakomeren ali če želi delodajalec določiti specifična pravila glede evidentiranja, dežurstev ali nadurnega dela.
• Pravilnik o plačah in nagrajevanju: Obvezen, če podrobnosti o plačah (npr. variabilni del, dodatki) niso določene že v kolektivni pogodbi ali individualnih pogodbah o zaposlitvi.
• Pravilnik o disciplinski odgovornosti: Če želi delodajalec izrekati disciplinske sankcije, morajo biti kršitve in postopek vnaprej določeni v splošnem aktu ali kolektivni pogodbi.
• Akt o uporabi informacijske tehnologije: Priporočljiv za določitev pravil uporabe službene programske opreme, elektronske pošte in interneta.
• Pravilnik o varstvu osebnih podatkov: Glede na splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) in ZVOP-2 mora podjetje dokumentirati procese obdelave osebnih podatkov zaposlenih.

Postopek sprejemanja splošnih aktov

Ključno je poudariti tudi, da se mora delodajalec pri sprejemanju splošnih aktov, ki določajo organizacijo dela ali obveznosti delavcev, držati postopka po 10. členu ZDR-1:

1. Predlog akta se mora poslati v mnenje sindikatu (če obstaja).
2. Če sindikata ni, se mora delodajalec posvetovati s svetom delavcev ali delavskim zaupnikom.
3. Če ni nobenega od teh, mora delodajalec o vsebini obvestiti delavce na običajen način (npr. oglasna deska, e-pošta) pred njihovim sprejetjem.

Sankcije za kršitve

Nespoštovanje teh obveznosti (zlasti glede VZD, mobinga in pravice do odklopa) se po 217.a členu ZDR-1 in 76. členu ZVZD-1 kaznuje z visokimi globami, ki za pravne osebe segajo do več tisoč evrov.

Se sprašujete, ali so vaši pravilniki skladni?

Nabor internih aktov, ki je pomanjkljiv ali ne sledi veljavni zakonodaji, vas ne ščiti – izpostavi vas globam ravno takrat, ko je skladnost najpomembnejša.

Veru vam pomaga preveriti skladnost ter pripraviti ali optimizirati pravne dokumente – hitro in zanesljivo, vedno podprto s sodno prakso in veljavno zakonodajo. Sledljivo, transparentno in preverljivo.